Télétravail : 10 questions pratiques qui se posent aux employeurs

C’est le sujet RH du moment. La crise sanitaire a accéléré le déploiement du télétravail dans les entreprises. Début janvier, le gouvernement a décidé de renforcer les règles relatives au télétravail. Ainsi, il appartient aux employeurs de fixer un nombre minimal de 3 jours de télétravail par semaine , pour les postes qui le permettent.

Lorsque l’organisation du travail et la situation des salariés le rendent possible, ce nombre peut être porté à 4 jours par semaine. Les entreprises qui ne jouent pas le jeu peuvent écoper d’une amende maximale de 1.000 euros par salarié , dans la limite de 50.000 euros par entreprise.

Avec cette nouvelle modalité de travail, des questions nouvelles apparaissent tant dans l’organisation que le management.

L’employeur doit s’assurer que toutes les conditions habituelles de travail sont bien réunies pour ses employés, pour qu’ils puissent travailler à distance comme à leur poste. Dans ce contexte spécifique, l’entreprise doit définir les modalités d’aménagement liées au télétravail dans une note de service ou une charte , et préciser les postes concernés par le télétravail, le mode de passage et de retour au travail, le mode d’acceptation par le salarié, le contrôle du temps de travail et la régulation de la charge de travail, ou encore les plages horaires pour contacter le salarié.

Au-delà du devoir d’information, l’entreprise doit fournir et installer l’équipement nécessaire au télétravail – ordinateur, connexion, logiciels – pour assurer la continuité du travail. Pour protéger les données de l’entreprise, cette dernière restant le responsable de traitement des données, il est fortement recommandé de sécuriser l’outil du télétravailleur .

L’employeur est par ailleurs tenu de respecter les mêmes obligations vis-à-vis des télétravailleurs que des équipes sur site. Les salariés à distance doivent donc bénéficier des mêmes avantages légaux et conventionnels que les autres comme les entretiens professionnels qui permettent notamment de faire le point sur la charge de travail et les conditions d’activité, les droits à la formation…
L’employeur doit enfin veiller au respect par le télétravailleur des règles de santé (travail sur écran notamment) et de sécurité des équipements électriques. Pour ce faire, l’employeur doit l’informer de la politique de l’entreprise en matière de santé et de sécurité au travail, notamment par la mise en place de fiches expliquant les précautions à prendre ainsi que les règles à suivre par le télétravailleur.

La signature d’un accord n’est pas obligatoire. Pour mettre en place le télétravail, l’entreprise a trois options : signer un accord collectif si elle dispose en son sein de délégués syndicaux, rédiger une charte qu’elle soumet avant pour avis au CSE, ou en l’absence d’accord collectif ou de charte unilatérale, obtenir l’accord du salarié.

La signature d’un accord ou la rédaction d’une charte sont vivement conseillées dès lors que le recours au télétravail est régulier, car elles permettent de fixer un cadre collectif.

Dans ses questions-réponses, la Cnil rappelle que l’employeur conserve son pouvoir d’encadrement et de contrôle de l’exécution des tâches confiées au salarié dans le respect des droits et libertés attachés aux salariés. A ce titre, les moyens de contrôle mis en place doivent être proportionnés et justifiés par la nature de la tâche à accomplir.

Lorsque l’entreprise souhaite avoir recours à un dispositif de contrôle, ce dernier doit répondre aux exigences imposées à tout traitement de données personnelles. Il doit avoir un objectif clairement défini et ne pas être utilisé à d’autres fins ; être proportionné et adéquat à cet objectif et nécessiter une information préalable des personnes concernées.

Par conséquent, une surveillance permanente des salariés n’est pas envisageable. Ainsi, il n’est pas possible pour l’employeur ou le manager d’instaurer une surveillance constante au moyen d’outils vidéo. Ce dispositif est excessif et intrusif, peu importe l’objectif poursuivi.

Par ailleurs, sauf circonstances très particulières justifiées par l’employeur, ce dernier ne peut pas imposer l’activation de la caméra aux salariés en télétravail participant à des visioconférences. Il ne peut non plus exiger du salarié des actions régulières pour démontrer sa présence derrière son écran et imposer un partage d’écran permanent. Ce dispositif s’analyse en une surveillance permanente invasive et disproportionnée au regard des activités des salariés.

Pour s’assurer de la bonne conduite des tâches demandées aux salariés, d’autres solutions peuvent être déployées par l’employeur comme la mise en place d’un compte rendu régulier du salarié ou d’un contrôle de la réalisation d’objectifs pour une période donnée. Ces objectifs doivent être raisonnables, susceptibles d’être objectivement quantifiés, et contrôlables à des intervalles réguliers.

L’ordonnance du 22 septembre 2017 a modifié l’article L1222-10 du Code du travail, qui disposait que « l’employeur est tenu à l’égard du salarié en télétravail de prendre en charge tous les coûts découlant directement de l’exercice du télétravail , notamment le coût des matériels, logiciels, abonnements, communications et outils ainsi que de la maintenance de ceux-ci ».
Les employeurs ne sont donc plus tenus de supporter tous les coûts découlant du télétravail, sauf si une négociation ou un accord collectif prévoient cette prise en charge. Attention toutefois, car en cas de litige, les juges considèrent que les dépenses engagées par les salariés pour les besoins de leur activité doivent leur être remboursées. L’ANI du 26 novembre 2020 relatif au télétravail confirme d’ailleurs qu’il « appartient à l’entreprise de prendre en charge les dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’entreprise, après validation de l’employeur ».

L’indemnisation peut prendre la forme d’un remboursement des frais réels (sur justificatifs) ou d’une indemnité forfaitaire globale. Le remboursement des frais peut se faire soit sur la base de frais réels (sur justificatifs) soit sur la base d’un forfait. L’allocation forfaitaire versée par l’employeur est exonérée de cotisations et contributions sociales dans la limite globale de 10 euros par mois, pour un salarié effectuant une journée de télétravail par semaine. Elle passe à 20 euros par mois pour un salarié effectuant deux jours de télétravail par semaine, 30 euros par mois pour trois jours par semaine.

L’employeur n’est pas tenu d’indemniser la perte de l’accès à la cantine d’entreprise . La participation au repas pris à la cantine constitue un avantage pour le salarié qui y déjeune. Si celui-ci fait le choix de manger dans un autre lieu, l’employeur ne lui verse rien. Il en est de même donc lorsque le collaborateur est en télétravail. Pour favoriser la sérénité de la relation de travail avec les télétravailleurs et éviter tout contentieux, il est judicieux d’encadrer dans une charte ou un accord collectif la question des frais professionnels et celle des avantages en nature nourriture issus du télétravail. Ils vont venir clarifier les bénéficiaires des avantages en nature, fixer les critères objectifs d’éligibilité et écarter si besoin les télétravailleurs des avantages en nature résultant de la présence sur site puisque c’est l’utilisation du service sur site qui fonde la participation de l’employeur.

Concernant les tickets-restaurants, ils doivent en principe être maintenus pour les collaborateurs qui basculent en télétravail. Dans ses questions-réponses, le ministère du travail rappelle ce principe d’égalité de traitement pour les télétravailleurs. Il s’agit d’une règle d’ordre public rappelée par l’article 4 de l’ANI du 19 juillet 2005 relatif au télétravail et reprise dans le Code du travail à l’article L 1222-9. Dès lors que les salariés exerçant leur activité dans les locaux de l’entreprise bénéficient des titres-restaurants, les télétravailleurs doivent aussi en recevoir si leurs conditions de travail sont équivalentes.
Le télétravail peut s’effectuer en dehors du domicile du salarié , sauf si la charte ou l’accord prévoient le contraire. La loi n’interdit pas non plus d’exercer son activité ailleurs. Un salarié peut donc se rendre dans un centre d’affaires ou espace de coworking . Il peut être aussi s’effectuer à plus grande distance, d’un lieu de vacances ou d’une maison secondaire. Le collaborateur doit tout de même informer son employeur. Ce dernier ayant une obligation de santé et de sécurité, il doit s’assurer que son employé ne court aucun danger sur son lieu de travail.

Un collaborateur qui travaille habituellement dans les locaux de l’entreprise peut parfaitement refuser de télétravailler . Son accord étant impératif. Son refus ne constitue donc pas un motif de rupture de son contrat de travail.
En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie ou en cas de force majeure, il est possible de passer outre l’accord du collaborateur. La mise en oeuvre du télétravail est alors considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés, selon l’article L 1222-11 du Code du travail. La mise en oeuvre du télétravail dans ce cadre ne nécessite aucun formalisme particulier.

Selon l’article L.1222-10 du Code du travail, l’employeur est tenu de fixer, en concertation avec le salarié, les plages horaires durant lesquelles il peut habituellement le contacter. Il faut donc veiller à articuler le temps de travail et le droit à la déconnexion. Comment faire ? Consacré par l’ article L2242-17 du Code du travail , le droit à la déconnexion vise à assurer le respect des temps de repos et de congé des salariés et à parvenir à une meilleure articulation entre vie personnelle et vie professionnelle. Il peut ainsi s’entendre comme le droit pour tout salarié de ne pas être connecté à un outil numérique (téléphone, ordinateur, messagerie…) en dehors de son temps de travail. Le Code du travail ne prévoyant pas de mesure concrète pour assurer l’effectivité du droit à la déconnexion, il revient à l’employeur de mettre en place des règles appropriées pour permettre l’exercice de ce droit.

Ces modalités doivent être définies par le biais d’un accord employeur-salariés, dans le cadre de la négociation annuelle sur la qualité de vie au travail dans toutes les structures dotées d’une représentation syndicale. À défaut d’accord, notamment dans les entreprises de plus de 11 salariés, l’employeur élabore une charte, après avis du comité social et économique afin de définir les modalités de l’exercice du droit à la déconnexion. Pour préserver la santé de ses équipes, une entreprise peut par exemple définir des temps de travail et de déconnexion, mettre en place des systèmes informatiques qui bloquent l’accès aux messageries en dehors des horaires de travail, ou encore prévoir dans les signatures des salariés un message mentionnant l’existence du droit à la déconnexion.
Aucune sanction n’est prévue pour l’employeur qui n’a pas mis en oeuvre des dispositions légales sur le droit à la déconnexion. Cependant, il peut être sanctionné s’il n’a pas respecté son obligation de négocier sur la qualité de vie au travail ou bien encore s’il ne respecte pas la durée du repos du salarié.
Le télétravailleur bénéficie de la même protection sociale que les autres salariés de l’entreprise. Ainsi, un accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l’exercice de l’activité professionnelle, est présumé être un accident de travail, au sens des dispositions de l’article L. 411-1 du Code de la Sécurité sociale (article L. 1222-9 du Code du travail). Si l’employeur entend contester la qualification d’accident du travail, il lui appartient d’apporter toute preuve et de renverser cette présomption s’il estime que l’accident a été occasionné par une cause étrangère au travail.

Généraliser l’usage des caméras lors des visioconférences ne semble pas compatible avec le respect de la vie privée. Interrogée à ce sujet, la Cnil rappelle que l’employeur conserve son pouvoir d’encadrement et de contrôle de l’exécution des tâches qui permettent aux utilisateurs de flouter l’arrière-plan, afin de permettre aux participants de ne pas faire apparaître les images de leur domicile (qui peuvent révéler des informations privées) ou les tiers qui passeraient dans le champ de vision de la caméra.
Lorsqu’il n’est pas possible ou souhaitable de recourir à un dispositif de floutage, l’employeur ne peut pas imposer systématiquement aux salariés en télétravail d’allumer leur caméra pour participer à des visioconférences. Son activation doit donc en principe être laissée à l’appréciation des collaborateurs dans la mesure où, dans la plupart des cas, une participation via le micro est suffisante.
Néanmoins, dans la mesure où la demande est proportionnée à l’objectif poursuivi et dans des cas particuliers, comme un entretien « RH », une rencontre avec des clients extérieurs ou la présentation de nouveaux arrivants, l’employeur peut imposer le déclenchement de la caméra. Lorsque c’est possible, il est préférable d’en avoir au préalable informé le salarié afin qu’il puisse s’organiser en conséquence, et s’installer dans une pièce adéquate.

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