Comment choisir les bons logiciels et outils quand on effectue du télétravail ?
Sous de nouvelles appellations : Cloud, Bring Your Own Application,… des logiciels pour le télétravail (souvent gratuits en apparence, mais payants si l’on souhaite des options) sont accessibles tant depuis son ordinateur que son smartphone.
Mais avant de les proposer à un donneur d’ordre, mieux vaut être bien informé !
Voir également la page Outils qui recense les outils que nous utilisons.
Choisir des logiciels adaptés
Les ordinateurs portables, les tablettes et les appareils mobiles sans fil permettent d’utiliser des applications dont le logiciel et les données sont sur Internet. Ceci permet de partager des informations, collaborer et communiquer de façon relativement sécurisée.
Ces logiciels sont en ligne et accessibles par un simple navigateur (Firefox, Chrome, Safari ou Edge).
Les principaux outils nécessaires pour l’entreprise sont aujourd’hui accessibles sur le web, pour la plupart avec des offres d’appels gratuites et payantes selon les capacités de stockage souhaitées par la suite.
Que ce soit les disques dur en ligne, l’agenda de groupe, la gestion commerciale, les éditeurs rivalisent pour attirer le maximum d’utilisateurs et générer l’audience nécessaire à ses annonceurs publicitaires ou une revente de leur outil à un des mastodontes du web.
Si pour des raisons économiques évidentes, votre client acceptera facilement d’utiliser de tels outils en ligne, attention de prévoir un tutoriel pour expliquer au donneur d’ordre comment utiliser l’application choisie.
Vérifier les possibilités de connexion offerte par votre opérateur télécom
Pour télétravailler, il faut choisir un bon opérateur télécom. Le minimum est de disposer d’un lien de type ADSL, fibre optique ou d’une connexion 4G si vous êtes en déplacement.
Renseignez-vous sur les possibilités « tethering » de votre téléphone mobile auprès de votre opérateur.
Avec cette fonctionnalité, votre téléphone mobile fait office de modem : relié à votre ordinateur portable ou fixe avec un câble USB, il leur fournit ainsi une connexion internet.
Egalement vérifier la couverture en HotSpot (point d’accès Wifi) de votre opérateur, cela vous sera particulièrement utile si vous êtes dans une zone hors des réseaux de téléphonie mobile.
Opter pour un micro-casque audio fiable et solide
Lorsque l’on travaille à distance, les communications doivent être d’une qualité sonore irréprochable.
Procurez-vous un micro-casque audio haut de gamme chez des revendeurs spécialisés comme OneDirect. Nous vous recommandons la marque Jabra.
Pour les communications en VoIP (voix sur IP), attention : votre connexion Internet doit avoir un débit suffisant, faute de quoi les communications seront hachées.
Plutôt que de compter sur le micro et les haut-parleurs de l’ordinateur, optez pour un téléphone.
Trouver une solution de Cloud adaptée
Les collaborateurs travaillant à distance ont besoin de moyens permettant d’accéder simplement aux fichiers et aux applications de l’entreprise, de collaborer avec des collègues et des clients, tout en bénéficiant d’un support informatique en cas de besoin pendant leurs déplacements.
Cherchez les outils et les applications mobiles faciles à utiliser, sécurisez les connexions et le transit de données sur différentes plates-formes.
Prévoir un plan B !
Tout le monde a vécu un jour la mésaventure de la coupure de connexion internet, pire une coupure de courant.
Les télétravailleurs ont réellement besoin d’une disponibilité à 100 % à leur système de communication et d’information.
Plus besoin de sauvegarde avec les solutions en ligne, il faut juste sortir de chez soi et trouver un autre endroit pour se connecter.
Votre voiture est en panne ? Le vélo peut-être :-)…
Solutions logicielles et applications en ligne
- GoToMyPC : logiciel d’accès à distance au poste de travail, voir aussi TeamViewer, ou encore Anydesk et son équivalent OpenSource : UltraVNC.
- Skype : L’incontournable mais voir aussi les autres logiciels de visioconférence, ci-après.
- OneNote : Solution Microsoft pour partager des notes et Evernote son concurrent.
- Podio : plateforme de travail collaborative, réseau social d’entreprise.
Voir aussi : Trello. - SugarCrm : Une gestion commerciale en ligne, qu’on peut comparer avec Insightly.
- Dropbox : Partage de fichiers et disque dur virtuel. Voir aussi Google Drive. Ainsi que Mega qui propose 50 Go gratuit ! ou encore WeSendIT et WeTransfer qui permettent d’envoyer vos fichiers via email et les solutions gratuites proposées par Framasoft (éditeur français).
Applications de visioconférence
Pour télétravailler la visioconférence est un bon moyen de communication, même si rien ne remplace une discussion ou une réunion physique.
Disponible en français et multiplateforme, Jitsi est un logiciel gratuit et libre de messagerie instantanée, voix sur IP et visioconférence.
En plus des services classiques de vidéoconférence à plusieurs participants, de chat dans des groupes de discussion, et de partage d’écran, Jitsi peut être complété par des extensions et s’adapte ainsi aux besoins de ses utilisateurs.
Avec Jitsi, nul besoin de créer un compte pour engager une conversation. Lancez une session, partagez l’URL de votre meeting à vos contacts et attendez simplement qu’ils vous y rejoignent. C’est aussi simple et rapide que cela.
Si vous souhaitez sécuriser votre réunion en ligne, vous pouvez ajouter un mot de passe à communiquer uniquement aux membres participants à votre session de vidéoconférence.
Microsoft Teams est la plateforme collaborative sécurisée facilitant la visioconférence, le travail d’équipe, le télétravail, la messagerie instantanée.
Teams est intégré dans Office 365 et n’induit donc aucuns frais supplémentaires. Cette intégration permet d’accéder automatiquement à OneDrive dans l’environnement de Teams. Aucune identification supplémentaire n’est nécessaire.
D’autres applications de réunions en ligne, comme Zoom sont sans doute plus faciles à utiliser !
Zoom fait partie des leaders de la visioconférence professionnelle. La technologie Zoom permet de créer des réunions en ligne, proposer une assistance technique, organiser des webinaires en vidéo, créer des salles de conférences et discuter par écrit grâce à une messagerie instantanée.
Le point fort de Zoom est sa qualité vidéo et sa technologie de cryptage.
La version gratuite permet à 100 personnes de visioconférencer ensemble, avec un un délai de réunion de 40 minutes maximum.
Le service de visioconférence de Google a été spécialement conçu pour répondre aux besoins des entreprises.
Il dispose d’une interface propre et facile à utiliser qui peut gérer jusqu’à 250 utilisateurs.
En tant que produit Google, il fonctionne également bien en tandem avec les autres services de l’entreprise, tels que Google Agenda, ce qui peut faciliter le travail coopératif.
Il peut également fournir des sous-titres des échanges vocaux en utilisant la technologie de synthèse vocale de Google – idéale pour tous ceux qui souhaitent simplement suivre.
Probablement l’outil d’appel vidéo le plus connu, Skype, depuis son rachat par Microsoft, est davantage commercialisé en tant que plate-forme sociale. Il prend en charge les appels pour jusqu’à 50 personnes, ce qui le rend parfaitement viable pour les entreprises.
Comme Hangouts, Skype propose une application Web, ce qui signifie que chaque utilisateur n’aura pas à télécharger de nouveau logiciel.
Il peut également être mis à niveau vers Skype Entreprise pour une redevance mensuelle, permettant à jusqu’à 250 personnes de rejoindre le même appel et offrant des options de sécurité renforcées pour ceux dont le travail implique la gestion de données sensibles.
L’application de visioconférence de Cisco propose l’un des services gratuits les plus impressionnants.
Il permet des réunions vidéo HD jusqu’à 100 personnes, tout en fournissant 1 Go de stockage dans le cloud pour faciliter le partage de fichiers. Webex possède également diverses autres fonctionnalités comme le partage d’écran et les salles de discussion privées.
Sans frais, il permet des réunions illimitées sans contraintes de temps, le cryptage TLS 1.2 et AES 256 bits assurent la sécurité et permettent même aux utilisateurs de faire des enregistrements MP4 des réunions à revoir plus tard.
Il est probable que la version gratuite répondra aux besoins de travail à distance de nombreuses personnes.
Comme beaucoup d’autres solutions de visioconférence, FreeConference propose des options gratuites et premium, le service gratuit fournissant un moyen idéal rapide et facile pour les petites équipes de rester connectées.
Il ne nécessite aucun logiciel à installer et possède toutes les fonctionnalités de base dont vous aurez besoin, comme permettre aux utilisateurs de partager leur écran avec le reste de la réunion et également de partager des fichiers entre utilisateurs.
Les appels peuvent être enregistrés et des réunions récurrentes peuvent être organisées – le tout à l’aide de l’interface simple et épurée de FreeConference qui est conçue pour rendre les choses aussi simples que possible.
Cependant, la version gratuite ne permettra aux utilisateurs d’héberger des réunions pouvant accueillir jusqu’à cinq personnes, ce n’est donc que pour les petites équipes.
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